Les retards de paiement et les impayés font partie des pires craintes des microentreprises et travailleurs indépendants.
Il est impératif, voire même essentiel, de prendre les mesures qui s’imposent pour décourager les mauvais payeurs, et écarter ainsi toutes complications pouvant mettre en péril son activité.
Pour ce faire, l’équipe Digiwork vous propose 5 conseils pour éviter les impayés et gagner en sérénité lors de vos différentes prestations.
Vérifier le sérieux de l’entreprise
« Googliser » une entreprise est le premier réflexe à adopter pour fuir les clients peu fiables. En effet, grâce à une simple recherche, le freelance peut rapidement connaître l’état de santé d’une entreprise, mais aussi le sérieux de son interlocuteur.
Ainsi en se basant sur l’e-réputation de la société, le prestataire aura une idée plus précise sur cette dernière, permettant d’éviter les mauvais payeurs. Mais ce n’est pas suffisant. Il est recommandé de consulter des sites spécialisés pour connaitre la situation financière de ses prospects, mais aussi les avis clients diffusés en ligne qui sont une véritable source d’informations à ne pas négliger avant d’entamer une relation commerciale.
Faire signer un contrat
Une fois les discussions et négociations terminées, il est nécessaire d’officialiser la collaboration avec son client par un contrat dûment signé. En fonction de la prestation, ce document peut se présenter sous la forme d’un devis ou d’un contrat détaillé. L’essentiel est d’obtenir un accord écrit de la part du client sur la mission à réaliser.
Grâce à ce document signé par les deux parties, le prestataire pourra engager des poursuites judiciaires en cas de manquement de la part du client. Il est d’ailleurs indispensable d’y préciser les pénalités en cas de retard ou d’absence de paiement pour pouvoir bénéficier d’une protection juridique optimale.
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Demander un acompte
Sur les projets importants, représentant une charge de travail conséquente et échelonnée dans le temps, il est fortement conseillé de demander un acompte. Cette somme permettra d’une part d’alimenter la trésorerie pour le démarrage du projet, et d’autre part de vérifier le sérieux de l’entreprise.
Si le client tarde à payer l’acompte ou se montre particulièrement réticent, le prestataire est en droit de se méfier, voire même de reconsidérer cette future collaboration. Toutefois, il ne faut pas rester dogmatique. Il est important de rester ouvert à la discussion concernant les détails de cet acompte, car le but est de trouver un terrain d’entente sur le sujet.
Facturer sans délai
Une fois vos prestations réalisées, vous devez facturer sans attendre. Plus vous mettrez du temps à envoyer votre facture, et plus votre client risque d’en faire de même pour le paiement. Alors autant montrer l’exemple, et être réactif lorsque vous terminez une prestation ou une étape importante dans un projet.
Votre facturation doit bien sûr être irréprochable et comporter toutes les mentions obligatoires, accompagnée comme il se doit de la feuille des temps validée par le client. Pour cela, il est fortement recommandé d’utiliser un logiciel de facturation pour ne rien oublier, et mettre en place un suivi de ses prestations afin de respecter les délais, et surtout avoir une vision globale de son activité.
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Prévoir un plan de relance
Pour éviter d’être pris de court et de se retrouver avec le risque d’une trésorerie à sec, un freelance doit établir un plan de relance dès le début. Il n’existe bien évidemment aucune formule toute faite en la matière, chaque prestataire pouvant établir son propre calendrier de relance en fonction de ses préférences ou de son métier.
Par exemple, l’action de relance peut débuter par un mail au bout de 5 jours de retard, car il s’agit peut-être d’un oubli de la part de son donneur d’ordres. À partir de 10 jours de retard, le client doit impérativement être contacté par téléphone pour faire le point sur la situation et vérifier qu’il n’existe aucun litige. Au bout de 15 jours, une lettre de relance en bonne et due forme doit être adressée, et au-delà de 20 jours, après avoir suivi toutes les actions précédentes, le prestataire doit envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception, avant d’entamer des poursuites judiciaires.
Faire appel à Digiwork
C’est pour aider les indépendants à ne pas perdre leur temps et leur énergie à relancer les mauvais payeurs que la solution Digiwork a été imaginée.
L’objectif de notre équipe ? Décharger totalement les indépendants, freelances et autres micro-entrepreneurs de leur gestion administrative et comptable, pour qu’ils puissent se focaliser uniquement sur leur cœur d’activité.
L’accompagnement que nous proposons englobe le paiement comptant de vos prestations. Ainsi, dès que le contrat est signé et que le client a validé le temps de travail passé pour réaliser la prestation, nous vous payons immédiatement. Nous nous chargeons ensuite de facturer votre client final pour en obtenir le règlement.
Ainsi, vous pourrez continuer à développer votre activité et conquérir de nouveaux clients en toute sérénité, car nous nous occupons du reste.
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Nous croyons aux bénéfices d’un accompagnement des indépendants. Que ce soit dans le lancement leur vie quotidienne comme dans choix d’évolutions : pour que les personnes désireuses d’entreprendre puisse franchir le pas de façon sereine et pérenne.
